Quando o cliente realizar o pagamento através de um CHEQUE, será exibido uma tela solicitando o preenchimento das informações do cheque, que será cadastrado na carteira e ficará em aberto aguardando o depósito em um banco.
A compensação do cheque será posteriormente controlada na CARTEIRA DE CHEQUES por um funcionário do financeiro, que deverá depositar o cheque conforme data prevista, assim como informar a posição de cada cheque, e sinalizar os cheques que foram recusados pelo banco, reapresentados ou repassados para pagar um fornecedor.
As parcelas de venda sempre deverão estar quitadas, e os cheques utilizados na compensação deverão ser gerenciados na carteira. Portanto, quando visualizamos as parcelas de venda em aberto, entendemos que o cliente ainda não trouxe os cheques para a compensação dessas parcelas.
Para registrar o cheque no sistema, acesse o menu FINANCEIRO -> PARCELAS A RECEBER. Localize as parcelas das vendas que deverão ser quitadas, utilizando a função PESQUISAR -> PESQUISAR PELO NÚMERO DO DOCUMENTO, onde o sistema irá listar todas as parcelas associadas a uma venda.
Selecione as parcelas desejadas, e clique em COMPENSAR PARCELAS. Será exibido uma tela solicitando a forma como o pagamento será realizado.
Confirme se o valor corresponde ao montante das parcelas selecionadas, e depois, clique na opção CHEQUE.
O sistema exibirá uma tela para o preenchimento dos dados de cada cheque, como: identificação do banco, número do cheque, data de vencimento, data boa para depósito, e valor do cheque.
Os cheques deverão ser lançados um a um, para poderem ser identificados na carteira.
Ao clicar em REGISTRAR CHEQUES, os cheques serão contabilizados na CARTEIRA DE CHEQUES e as parcelas serão quitadas automaticamente. Entendemos que o cliente honrou o compromisso e entregou um título para a quitação da parcela.
Agora o cheque deverá ser controlado por um funcionário do financeiro, que deverá realizar o seu depósito na data prevista, assim como informar a posição de cada cheque, e sinalizar os cheques que foram recusados pelo banco, reapresentados ou repassados para pagar um fornecedor.
É importante ressaltar que não existe vínculo entre parcelas de vendas e documentos em carteira, por isso deve-se tomar cuidado quando for excluir parcelas que possuem cheques em carteira ou vice-versa, pois dessa forma poderá comprometer a conciliação do financeiro.
Depois de lançados, os cheques poderão ser consultados acessando o menu FINANCEIRO -> CARTEIRA -> CHEQUES -> CHEQUES DE CLIENTES.
Nessa tela, serão exibidos os cheques com status PENDENTE. Podemos utilizar os filtros no painel superior, informando o período desejado, o TIPO DA DATA e a SITUAÇÃO (status) do documento.
Por exemplo: para listar TODOS OS CHEQUES EM ABERTO, selecionamos a situação EM ABERTO e a opção IGNORAR PERÍODO, e o sistema carregará uma lista completa de cheques que ainda não foram depositados.
Na painel inferior, será exibido os valores totalizadores referente a lista que foi carregada.
Para consultar a lista de cheques que deverão ser depositados, basta informar o período previsto para o depósito, e o TIPO DA DATA como DATA BOA (que é a data prevista do depósito), e a situação como EM ABERTO. Ao atualizar a lista, o sistema irá exibir a lista de cheques que deverão ser depositados no período.
Podemos também consultar os cheques pela situação em que se encontra: cheques que foram DEPOSITADOS, DEVOLVIDOS, que foram RECEBIDOS EM CAIXA, que foram REPASSADOS para pagar um fornecedor ou que se encontram em CUSTÓDIA. Essas informações deverão ser preenchidas por um funcionário do financeiro que será responsável pelo controle da carteira.
Para depositar uma lista de cheques, basta selecionar os cheques desejados e clicar no botão DEPOSITAR.
Será solicitado o BANCO onde ocorrerá o depósito. Confirme o valor total, informe o BANCO e clique em REGISTRAR PAGAMENTO.
O sistema irá criar um registro na Movimentação Bancária no Banco selecionado e irá alterar o status do cheque para DEPOSITADO. Daí em diante, o funcionário responsável pela manutenção da carteira deverá consultar o extrato do banco e verificar se não houve problemas com o depósito.
Caso o cheque for recusado, deverá alterar o status do mesmo para DEVOLVIDO para depois encaminhar para reapresentação.
Uma pessoa deverá ser responsável pela manutenção das informações dos cheques, fazendo a alteração dos status para demonstrar a posição do cheque na carteira, garantindo a confiabilidade das informações do sistema.
