Nesse tutorial, explicaremos como trabalhar o CONTAS A RECEBER e fazer os recebimentos através da baixa das parcelas dentro do sistema GransoftWeb.
O primeiro passo é certificar-se de que os parâmetros de pagamento e recebimento estejam parametrizadas corretamente no sistema:
PARAMETRIZAÇÃO
Certifique-se de que todas as informações bancárias encontram-se cadastradas no sistema. Acesse o menu CADASTRO -> CONTABILIDADE -> CONTAS BANCÁRIAS.Depois de cadastrar os bancos, é necessário cadastrar AS CONTAS DE CAPITAIS que serão associadas para cada banco, através do menu CONTABILIDADE - CONTAS DE CAPITAL.
As CONTAS DE CAPITAL são CONTAS DE SALDO que representam os BANCOS e o CAIXA CENTRAL da empresa, as contas onde o dinheiro em algum momento será depositado.
Outra etapa importante é a definição das MODALIDADES DE RECEBIMENTO, que podem ser consultadas através do menu PARÂMETROS. Nessa tela deverão estar cadastradas todas as formas utilizadas para recebimento das vendas.
As modalidades de recebimento padrão do sistema são: DINHEIRO, CARTÃO, BOLETO e CHEQUE. Se pretende gerar boleto para dois ou mais bancos, então deverá criar formas de pagamento BOLETO para cada CONTA DE CAPITAL que representa o banco. Os cartões deverão estar cadastrados conforme as bandeiras conveniadas com a sua empresa.
Clicando no detalhe da modalidade, podemos editar as informações pertinentes que o sistema utilizará para o recebimento do cartão, como: valores ou percentuais de taxas, prazos de pagamentos, número máximo de prestações e a CONTA DE CAPITAL onde o dinheiro será depositado.
Por fim, não se esqueça também de cadastrar os PLANOS DE PAGAMENTO que contém as instruções de como o sistema deverá gerar o parcelamento da venda. Você não precisa obrigatoriamente definir um PLANO DE PAGAMENTO. No momento da geração da venda, as parcelas poderão ser criadas de forma manual.
O cadastro desses parâmetros é explicado com mais detalhes através do treinamento de INTRODUÇÃO AO FINANCEIRO do GransoftWeb.
TÍTULOS DE PAGAMENTO / RECEBIMENTO e PARCELAS
Todo título criado no sistema irá gerar uma parcela de pagamento ou recebimento: Esse título poderá ser um pedido de venda ou uma nota fiscal de compra de mercadorias ou até mesmo uma conta de luz.
Por sua vez, para cada parcela anexada ao título, teremos as informações referentes ao valor da parcela, o número de identificação da parcela no sistema, forma ou meio de pagamento que será utilizado para sua compensação, e a data prevista para o pagamento.
Quando o pagamento de um título for feito à vista, será criado apenas uma única parcela com o valor total do documento. Caso o pagamento for realizado em prestações, então serão criadas várias parcelas para o mesmo documento, cada parcela com o seu valor devido e a data prevista de pagamento.
As parcelas poderão ser consultadas através do menu FINANCEIRO -> PARCELAS A RECEBER (para o caso de visualizar as parcelas oriundas das vendas), ou então no PARCELAS A PAGAR (para o caso de consultar os vencimentos referentes a notas de compra de materiais ou insumos ou despesas de água, luz, etc.)
No momento da geração de uma venda, precisamos especificar para o financeiro como a venda será cobrada do cliente. Essa informação fica em aberto no CONTAS A RECEBER, e só poderá ser baixada a partir do recebimento do dinheiro, ou do cheque, ou do recebimento do cartão de crédito ou débito.
Quando ocorrer a quitação da parcela, ou seja, o recebimento da venda, o sistema QUITARÁ A PARCELA, pois entende que o cliente honrou o pagamento da mesma.
Quando uma parcela é quitada pelo recebimento de um cheque, por exemplo, a parcela fica quitada no sistema, porém o cheque utilizado na quitação ficará em aberto na CARTEIRA DE CHEQUES, aguardando o depósito.
O processo semelhante ocorre com a modalidade CARTÃO (DÉBITO OU CRÉDITO) cujos recebimentos ficarão em aberto na carteira até o momento em que for realizada a compensação pela operadora.
A forma de pagamento é quem vai definir como o sistema irá processar a baixa da parcela:
Quando um cliente paga a parcela com DINHEIRO, o sistema exibe um formulário para o preenchimento do valor entregue no ato do pagamento. Caso esse valor seja maior que o valor devido, a diferença será exibida na caixa TROCO, sinalizando o montante que deverá ser devolvido ao cliente.
RECEBIMENTO DE CHEQUES
A compensação do cheque será posteriormente controlada na CARTEIRA DE CHEQUES por um funcionário do financeiro, que deverá depositar o cheque conforme data prevista, assim como informar a posição de cada cheque, e sinalizar os cheques que foram recusados pelo banco, reapresentados ou repassados para pagar um fornecedor.
Na modalidade de recebimento do CARTÃO, o sistema solicita que seja informado o número de prestações quando se tratar de recebimento por cartão de crédito. Da mesma forma que ocorre com o cheque, a parcela da venda será quitada, porém as prestações serão lançadas na CARTEIRA DE CARTÕES, aguardando o momento do pagamento da operadora.
Quando a operadora realizar o pagamento do montante, o funcionário deverá selecionar os lançamentos e providenciar a baixa no sistema, informando a data do pagamento e valores depositados, assim como a taxa de juros que foi utilizada conforme especificado na francesinha.
BOLETOS BANCÁRIOS
A baixa de parcelas através da modalidade BOLETO BANCÁRIO ocorrerá de forma diferente das demais, pois fica atrelada à criação do boleto que deverá ser emitido pelo financeiro da empresa. Nesse caso, selecionamos o banco que utilizaremos para a geração do boleto, para criar o documento na carteira de boletos, que deverá ser transmitido para o banco.Por padrão, o boleto é criado com o status PENDENTE DE EMISSÃO. Isso significa que o boleto foi criado no GransoftWeb, mas ainda não foi registrado no banco. O funcionário do financeiro deverá providenciar o registro desses boletos no sistema do banco, garantindo que todos os boletos que constam na carteira na situação PENDENTE DE EMISSÃO estejam também cadastrados no banco.
É possível gerar um arquivo de REMESSA com a lista de boletos para importação no sistema do banco, porém esse módulo funciona apenas para os bancos homologados no GransoftWeb. Solicitamos que entre em contato com o nosso suporte técnico para obter a lista de bancos onde é possível integrar a geração de boletos com o sistema.
Somente depois de registrado no sistema do banco, o boleto poderá ser impresso e entregue para o cliente. Quando isso acontecer, o funcionário altera o status do boleto para EM ABERTO, sinalizando que o boleto encontra-se cadastrado no banco e que aguarda pelo pagamento do cliente.
Dessa forma todo o controle de recebimentos passam a ser realizados pelo responsável financeiro da empresa.
Como pudemos observar, as parcelas de venda sempre deverão estar quitadas, e o documento utilizado na compensação deverá ser gerenciado no financeiro. Portanto, quando visualizamos as parcelas de venda em aberto, entendemos que o cliente ainda não trouxe o dinheiro, ou os cheques para a compensação dessas parcelas. As parcelas de boletos que constam em aberto significam que os boletos ainda não foram gerados pelo financeiro da empresa. Dessa forma, podemos cobrar dos vendedores para que entrem em contato com seus clientes para providenciar o pagamento, e cobrar o financeiro pela geração dos boletos no banco.
O Gransoftweb possui um relatório de PENDÊNCIA POR VENDEDOR, que pode ser gerado através do menu: RELATÓRIO -> VENDAS -> COMISSÃO VENDEDORES, onde serão exibidos por vendedor todos os pedidos que possuem parcelas em aberto.
Em alguns casos, poderá ocorrer do montante entregue pelo cliente ser superior ao valor devido: Por exemplo, vamos supor que o cliente resolva quitar as parcelas de uma venda utilizando cheques de terceiros (repasse de cheques). Caso a somatória dos cheques lançados forem superior à somatória das parcelas, a diferença pode ser contabilizada como um CRÉDITO DE VENDA.
O CRÉDITO DE VENDA nada mais é do que um TÍTULO DE DÍVIDA que o sistema gera AUTOMATICAMENTE para sinalizar que possuímos um débito em aberto para o cliente. Essa dívida pode ser utilizada para abatimento em uma venda futura, ou então podemos devolver esse valor como pagamento.
Podemos consultar os créditos acessando o menu CADASTRO -> PESSOAS -> CRÉDITO DE VENDAS, informando o cliente, e assim visualizando as parcelas recebidas de vendas. Nessa tela, podemos consultar o histórico de créditos que foram utilizados.
Podemos também adicionar um valor manualmente, utilizando o menu AÇÕES -> ADICIONAR CRÉDITO. Essa operação só poderá ser realizada pelo administrador do sistema, normalmente o dono da empresa, utilizando uma senha previamente cadastrada.
No menu AÇÕES, podemos também realizar a baixa, ou o pagamento, das parcelas para o cliente, caso o mesmo não for abatido em venda.
No futuro, quando criar um orçamento para esse cliente, será exibido a informação do valor que consta em aberto que poderá ou não ser utilizado para o abatimento da venda. No momento em que for fechar a venda para esse orçamento, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação para informar o valor que deseja abater da venda.
O crédito também pode ser utilizado para compensação de parcelas de vendas em aberto no CONTAS A RECEBER, no momento da baixa de uma parcela de venda.
E assim encerramos esse tutorial. Para maiores informações, poderá acessar os artigos através dos links abaixo, ou então entrar em contato com a equipe do suporte técnico.
Introdução ao Financeiro: https://www.gransoftweb.com/Tutorial/introducao-ao-plano-de-contas--contas-de-capitais-e-contas-contabeis/9
Cadastrando Contas Bancárias: https://youtu.be/0hQxdw3pwus
Cadastrando Contas de Capital: https://youtu.be/PBHKDGHrtcE
Modalidades de Pagamento / Recebimento: https://youtu.be/9kvzihSGQOM
Introdução ao Módulo Financeiro: https://youtu.be/Ick4rIcwxyI
Cadastrando Contas Bancárias: https://youtu.be/0hQxdw3pwus
Cadastrando Contas de Capital: https://youtu.be/PBHKDGHrtcE
Modalidades de Pagamento / Recebimento: https://youtu.be/9kvzihSGQOM
Introdução ao Módulo Financeiro: https://youtu.be/Ick4rIcwxyI
