O CONTROLE DAS ATIVIDADES DE PRODUÇÃO permite conhecer a etapa de cada tarefa executada na produção (horario de início / fim de corte e beneficiamentos) executada por cada funcionário.
Esse processo inicia-se a partir da criação da Ordem de Serviço, que é o documento que formaliza a execução de um serviço a ser prestado para um cliente, e serve como ponto de partida para organizar a produção.
Esse processo inicia-se a partir da criação da Ordem de Serviço, que é o documento que formaliza a execução de um serviço a ser prestado para um cliente, e serve como ponto de partida para organizar a produção.
Um encarregado será o responsável pela geração das Ordens de Serviços e distribuição das atividades. O primeiro passo é gerar o documento da OS através do menu PRODUÇÃO -> LISTA ITENS SEM OS, onde será exibido a listagem dos itens de venda que não tiveram Ordens de Serviço geradas, ou então que até tiveram, porém possuem saldo remanescente para produção. Esse processo é explicado com maiores detalhes através do tutorial CONTROLE DE PRODUÇÃO PARA MARMORARIA.
Nessa tela, o encarregado da produção irá determinar quais itens serão produzidos, selecionando-os de cada venda e clicando no botão GERAR OS.
Concluída a análise e geração das Ordens de Serviço, o próximo passo é consultar as OS geradas através do menu PRODUÇÃO -> LISTA ORDENS DE SERVIÇO -> OS de PRODUÇÃO INTERNA.
Acessamos os detalhes da OS clicando no ícone lupa. Primeiro, informe uma DATA PREVISTA para finalização da mesma, sendo que essa é uma data que será visualizada por vendedores e funcionários envolvidos na produção.
Em seguida, clique na aba ATIVIDADES, e informe os funcionários que serão responsáveis pelo corte e beneficiamento. A lista de serviços a serem executados para aOS serão exibidos conforme selecionamos a modalidade da atividade.
A modalidade CORTE indica atividades que envolvem o corte de peças, onde será exibida uma lista com a M2 total de cada material utilizado nos itens que constam nesta OS.
As modalidades BENEFICIAMENTO e SERVIÇO irão aparecer somente quando um acabamento ou instalação for informada em um dos itens da OS.
Clicando no ícone LUPA ao lado da descrição da atividade, podemos visualizar os detalhes da mesma, como o funcionário que irá realizar o corte, a hora e data de início e fim, e o status da atividade. Informe o funcionário responsável pelo corte das peças, e clique no botão SALVAR ATIVIDADE. Repita esse processo para as demais atividades, de forma que seja feita a distribuição das tarefas para toda a equipe de produção.
Por fim, é necessário gerar o RELATÓRIO da ORDEM DE SERVIÇO, que deverá ser impresso e encaminhado para os responsáveis pelo corte e acabamento. Esse documento possui a identificação da OBRA, assim como informações detalhadas de cada item, como as medidas de peças e serviços que serão executados.
Uma Ordem de Serviço, quando criada, vem como status PENDENTE, o que significa que não foi tomada nenhuma tipo de ação para esse documento. Quando for iniciado o corte das peças, devemos alterar o status da OS para EM PRODUÇÃO, e sempre faremos a alteração do status conforme a etapa que esse documento encontra-se na produção.
Cada funcionário poderá consultar as atividades que lhe foram designadas através do painel ATIVIDADES DE PRODUÇÃO, localizado no menu PRODUÇÃO -> ATIVIDADES DA PRODUÇÃO. Nessa tela podemos visualizar todas atividades de corte, beneficiamento e serviços de todas as Ordens de Serviço, sendo que a primeira coluna traz a identificação da Ordem de Serviço ao qual a atividade que deverá ser executada.
A coluna ATIVIDADE exibe o tipo da atividade, seguido pela DESCRIÇÃO da mesma, e a Quantidade. Nesse exemplo, possuímos uma atividade de CORTE para 1,27 m2 de granito verde ubatuba que será executada pelo funcionário DANIEL. Na sequência, temos a previsão de início da atividade, e a hora de início e término que deverá ser preenchido no momento em que a atividade for encerrada.
Na listagem, podemos definir o funcionário responsável pela tarefa sem necessariamente ter que entrar no detalhe de cada Ordem de Serviço. Basta marcar as atividades desejadas, e definir o funcionário através do menu AÇÕES -> DEFINIR FUNCIONÁRIO.
Por sua vez, cada funcionário irá consultar suas tarefas utilizando os FILTROS na parte superior, definindo o período da EMISSÃO DA ORDEM DE SERVIÇO, e selecionando o seu NOME no filtro FUNCIONÁRIOS.
Quando o funcionário inicia o CORTE da peça, ele acessa o detalhe da atividade clicando no ícone LUPA. Depois preenche a Data do Corte, e o Horário de Início. Essas informações posteriormente serão consolidadas no relatório de EXTRATO DE ATIVIDADES, que detalha todas as tarefas desempenhadas por funcionário e calcula o tempo de trabalho utilizado para cada atividade.
O preenchimento desses campos não é obrigatório, porém a falta de informação irá impactar na confiabilidade do relatório.
No momento em que o funcionário finalizar a atividade, ele informa o horário do término e altera o status para FINALIZADO. Nesse exemplo de corte de peças, o corte teve início no dia 2 as 8 horas da manhã e foi finalizado às 10 horas do mesmo dia, o que gerou duas horas de trabalho para o funcionário DANIEL. No campo OBSERVAÇÕES poderá ser reportado os apontamentos técnicos ou problemas específicos ocorridos durante o corte.
Se porventura a atividade não puder ser finalizada no mesmo dia, podemos criar uma cópia e finaliza-la no dia seguinte. Exemplo: considerando que iniciei o corte desse material as 17:00 e encerro o meu expediente as 18:00. Então, no final do expediente, preencho o horário de início e fim e altero o status da tarefa para CONCLUÍDO, informando a M2 aproximada do que foi executado. Depois, crio uma cópia da tarefa clicando no botão COPIAR ATIVIDADE, onde será criada uma nova atividade com as mesmas características da atividade principal, porém com o campo QTD em branco.
O mesmo processo se aplica para atividades ou tarefas de uma mesma Ordem de Serviço que serão desempenhadas por funcionários distintos. Por exemplo: para essa Ordem de Serviço, possuímos uma atividade para corte de 2,38 M3 de Granito Verde Ubatuba. Supondo que eu deseja dividir essa atividade entre 2 ou mais funcionários: nesse caso, informamos o funcionário responsável, e no campo QUANTIDADE, o valor aproximado de M3 que esse funcionário deverá cortar. Salvo as informações, e depois crio uma nova cópia dessa atividade. Acesse a cópia criada, e especifique o outro funcionário e o saldo de m2 que o mesmo irá cortar. E assim, quebramos uma atividade de corte em duas, para que a mesma seja desempenhada por 2 funcionários para uma mesma Ordem de Serviço.
O mesmo processo é feito para as atividades de INSTALAÇÃO e BENEFICIAMENTO, onde algumas empresas têm a necessidade de manter o controle de horas desses funcionários, pois normalmente são profissionais terceirizados e são pagos conforme a execução dos serviços. No final, é possível gerar o relatório de PRODUTIVIDADE demonstrando o histórico de serviços por funcionário.
Para gerar esse relatório, acesse o menu AÇÕES em ATIVIDADES DA PRODUÇÃO, e selecione a opção RELATÓRIOS -> EXTRATO DAS ATIVIDADES. Lembrando que os relatórios só irão trazer as informações de atividades que foram FINALIZADAS dentro dessa lista, que foi gerado conforme o período informado, ou seja... se alguma informação não estiver aparecendo no relatório é porque provavelmente a atividade ainda consta em aberto.
O encarregado da produção deverá alterar o status das OS conforme as atividades vão sendo finalizadas. Importante lembrar que o status da atividade de produção não interfere no status da Ordem de Serviço, entendemos que esse processo tem que ter executado por uma pessoa responsável que irá sempre acompanhar a realização das tarefas e alterar a situação da ORDEM DE SERVIÇO conforme as tarefas são finalizadas.
Por exemplo: essa OS encontra-se com todas as peças já cortadas e beneficiadas. Com base nesta informação, o encarregado altera o status da OS para EXECUTADO (PRODUÇÃO OK), sinalizando que agora os item dessa OS estão prontos para ser enviados ao cliente. Reparem que não é necessário sair dessa tela para alterar o status das Ordens de Serviço, basta clicar no status, fazer a alteração e depois recarregar os dados da tela para refletir os status alterados.
Como pudemos observar, o controle de produção sempre dependerá de uma pessoa, um encarregado que deverá alimentar as informações no sistema, para que o processo funcione de forma eficiente como um todo. E assim, encerramos esse tutorial. Se possuir alguma dúvida ou desejar maiores informações, entre em contato com o nosso suporte técnico, através do menu SUPORTE -> CHAT ou então através do website www.gransoftweb.com. Obrigado pela sua participação.
