Quando o cliente realizar o pagamento através de um cheque, será exibida uma tela solicitando o preenchimento das informações do cheque, que será cadastrado na carteira e ficará em aberto aguardando o depósito em um banco.
Como funciona a Carteira de Cheques
A compensação do cheque será posteriormente controlada na Carteira de Cheques por um funcionário do financeiro, que deverá depositar o cheque conforme a data prevista, assim como informar a posição de cada cheque, e sinalizar os cheques que foram recusados pelo banco, reapresentados ou repassados para pagar um fornecedor.
Informações do cheque solicitadas no recebimento.
As parcelas de venda sempre deverão estar quitadas, e os cheques utilizados na compensação deverão ser gerenciados na carteira. Portanto, quando visualizamos as parcelas de venda em aberto, entendemos que o cliente ainda não trouxe os cheques para a compensação dessas parcelas.
Registrar cheques na compensação de parcelas
Para registrar o cheque no sistema, acesse o menu Financeiro › Parcelas a Receber. Localize as parcelas das vendas que deverão ser quitadas, utilizando a função Pesquisar › Pesquisar pelo Número do Documento, onde o sistema irá listar todas as parcelas associadas a uma venda.
Parcelas a receber associadas a uma venda.
Selecione as parcelas desejadas e clique em Compensar Parcelas. Será exibida uma tela solicitando a forma como o pagamento será realizado.
Escolha da forma de pagamento.
Confirme se o valor corresponde ao montante das parcelas selecionadas e, depois, clique na opção Cheque.
O sistema exibirá uma tela para o preenchimento dos dados de cada cheque, como: identificação do banco, número do cheque, data de vencimento, data boa para depósito e valor do cheque.
Dados de cada cheque.
Os cheques deverão ser lançados um a um, para poderem ser identificados na carteira.
Cheques lançados um a um.
Ao clicar em Registrar Cheques, os cheques serão contabilizados na Carteira de Cheques e as parcelas serão quitadas automaticamente. Entendemos que o cliente honrou o compromisso e entregou um título para a quitação da parcela.
Parcelas quitadas após o registro dos cheques.
Agora o cheque deverá ser controlado por um funcionário do financeiro, que deverá realizar o seu depósito na data prevista, assim como informar a posição de cada cheque, e sinalizar os cheques que foram recusados pelo banco, reapresentados ou repassados para pagar um fornecedor.
Importante
Não existe vínculo entre parcelas de vendas e documentos em carteira, por isso deve-se tomar cuidado quando for excluir parcelas que possuem cheques em carteira ou vice-versa, pois dessa forma poderá comprometer a conciliação do financeiro.
Consultar os cheques em carteira
Depois de lançados, os cheques poderão ser consultados acessando o menu Financeiro › Carteira › Cheques › Cheques de Clientes.
Nessa tela, serão exibidos os cheques com status Pendente. Podemos utilizar os filtros no painel superior, informando o período desejado, o Tipo da Data e a Situação (status) do documento.
Cheques de Clientes: filtros do painel superior.
Por exemplo: para listar todos os cheques em aberto, selecionamos a situação Em Aberto e a opção Ignorar Período, e o sistema carregará uma lista completa de cheques que ainda não foram depositados.
No painel inferior, serão exibidos os valores totalizadores referentes à lista que foi carregada.
Cheques em aberto e totalizadores no painel inferior.
Para consultar a lista de cheques que deverão ser depositados, basta informar o período previsto para o depósito, o Tipo da Data como Data Boa (que é a data prevista do depósito) e a situação como Em Aberto. Ao atualizar a lista, o sistema irá exibir a lista de cheques que deverão ser depositados no período.
Podemos também consultar os cheques pela situação em que se encontram: cheques que foram Depositados, Devolvidos, que foram Recebidos em Caixa, que foram Repassados para pagar um fornecedor ou que se encontram em Custódia. Essas informações deverão ser preenchidas por um funcionário do financeiro que será responsável pelo controle da carteira.
Consulta dos cheques pela situação.
Depositar cheques
Para depositar uma lista de cheques, basta selecionar os cheques desejados e clicar no botão Depositar.
Seleção dos cheques e botão Depositar.
Será solicitado o banco onde ocorrerá o depósito. Confirme o valor total, informe o Banco e clique em Registrar Pagamento.
Informe o banco e clique em Registrar Pagamento.
O sistema irá criar um registro na Movimentação Bancária no banco selecionado e irá alterar o status do cheque para Depositado. Daí em diante, o funcionário responsável pela manutenção da carteira deverá consultar o extrato do banco e verificar se não houve problemas com o depósito.
Cheques com status Depositado.
Caso o cheque seja recusado, deverá alterar o status do mesmo para Devolvido para depois encaminhar para reapresentação.
Manutenção dos status
Responsável pela carteira
Uma pessoa deverá ser responsável pela manutenção das informações dos cheques, fazendo a alteração dos status para demonstrar a posição do cheque na carteira, garantindo a confiabilidade das informações do sistema.
O tutorial apresenta um guia completo do sistema GransoftWeb, destacando a importância de um controle eficiente das finanças da empresa, com suporte acessível para usuários.
O controle de créditos é um recurso do sistema que permite gerenciar valores criados automaticamente quando o pagamento excede a parcela devida. Os créditos podem ser utilizados para abater parcelas em pedidos ou títulos, facilitando a gestão financeira.
