O arquivo XML é um arquivo digital da NFe. Quando importado no sistema, o sistema já faz o lançamento de todas as informações contidas no xml, bastando ao usuário informar somente vincular os itens do xml com o cadastro de produtos.
Portanto, o processo de lançamento do romaneio pela importação do xml é muito mais prático.
Esse é o documento DANFE que representa o arquivo XML com as informações da NFE do fornecedor. Por lei, o seu fornecedor é obrigado a enviar o xml junto com a Danfe.
Mesmo assim, se quiser baixar o xml da nota, você poderá fazer o download através do site da SEFAZ, bastando informar a chave de acesso que consta na parte superior do documento DANFE.
Acessando o menu ESTOQUES -> ENTRADA / SAÍDA, será exibida uma aba na área de trabalho, onde é possível consultar a situação de todos os romaneios, notas fiscais de compra, e demais documentos que geram entrada ou saída do estoque. Aqui é possível consultar o status, ou a situação, de cada documento lançado no sistema.
Vamos criar um novo documento indo no menu AÇÕES e selecionando a opção IMPORTAR XML.
Selecione o documento xml no seu computador, e clique em ABRIR. Aguarde o sistema fazer a leitura dos dados e o lançamento dos registros no romaneio.
Depois de feita a importação do XML, os dados do fornecedor serão cadastrados automaticamente no Gransoftweb, caso o mesmo não esteja cadastrado no sistema.
Confirme a filial para lançamento do estoque, e o Código Fiscal da Operação (CFOP). Esse campo é extremamente importante para a geração do SPED Fiscal e do SINTEGRA.
Nesse exemplo, o sistema trouxe a operação do XML do Fornecedor, que está vendendo a mercadoria para o meu estabelecimento, utilizando o CFOP 6101 para a SAÍDA da mercadoria. Ao importar o XML, precisamos corrigir essa operação para um CFOP de ENTRADA.
Nesse exemplo, por se tratar de um produto que será beneficiado e transformado em outros produtos, utilizaremos a operação 1101. Por isso é muito importante que, para as empresas que geraram SPED e SINTEGRA, o usuário que faz o lançamento das notas fiscais precisa ter um conhecimento fiscal para poder lançar as informações corretamente no sistema.
Confirme a conta contábil que caracteriza essa entrada no sistema - no meu caso, a conta 115 - PAGAMENTO DE FORNECEDORES.
Na aba ITENS, visualizamos os itens que foram importados do XML.
Clicando no detalhe do produto, podemos visualizar que as informações fiscais também já foram importadas, ganhando tempo na digitação.
O próximo passo é associar os itens com os códigos do nosso cadastro. Isso porque o fornecedor possui um código de identificação de produtos diferente do que é utilizado na sua empresa. Quando importamos um XML pela primeira vez, precisamos identificar os itens e associá-los com o cadastro do sistema.
Isso pode ser feito através da ferramenta LOCALIZAR CADASTRO DO PRODUTO, onde o sistema vai realizar uma busca pela descrição e código EAN.
Ou então, pode fazer o processo produto a produto. Clique no botão DETALHE DO ITEM que aparece na descrição do produto, e utilize a função ASSOCIAR CADASTRO.
Caso não possua cadastro de nenhum produto do arquivo XML, poderá fazer o cadastro dos itens de forma rápida, utilizando a função CADASTRAR PRODUTOS
Selecione os itens e defina o TIPO DE PRODUTO e a CLASSIFICAÇÃO. Você pode fazer esse processo produto a produto ou então definir para vários itens selecionados.
Depois de definido os itens, selecione a opção ADD CADASTRO DE PRODUTOS. Os itens selecionados serão cadastrados no sistema automaticamente.
Após a confirmação do cadastro dos itens, repita o processo de associação utilizando a opção LOCALIZAR CADASTRO DO PRODUTO.
Conforme for lançando os itens, você poderá consultar a composição do custo unitário, já com o rateio do frete, descontos e outras despesas através da aba RATEIO.
Certifique-se de salvar o documento para não correr o risco de perda de informação caso sua sessão expirar por inatividade. Se houver algum erro ou dado não informado, o sistema irá exibir um alerta no momento em que salvar o documento.
Na aba PARCELAMENTO, serão exibidas as parcelas importadas do XML do fornecedor. Você poderá alterar modalidades de pagamento, datas, etc. Uma vez criadas as parcelas, as mesmas poderão ser consultadas no CONTAS A PAGAR pela DATA DO VENCIMENTO.
Antes de atualizar o romaneio, você pode imprimir o DEMONSTRATIVO DE LANÇAMENTO na aba DADOS DO DOCUMENTO. Sugerimos que guarde esse relatório pois ele é um comprovante do lançamento do romaneio.
O Demonstrativo de Itens contém as informações dos lançamentos do documento, tais como: dados do fornecedor, o tipo de operação de estoque, o funcionário que fez a lançamento no sistema, lista do itens informados no documento, e a composição de custo unitário da compra, e o desmembramento das parcelas lançadas no financeiro.
Agora, já pode atualizar o documento. Clique no botão FINALIZAR (atualizar estoque). Aguarde até terminar o processo de atualização.
Esse é o momento em que o sistema processa a entrada do estoque e a atualização do custo no sistema. Uma vez atualizada, a nota não poderá mais ser alterada.
