Como Realizar Inventário de Produtos
Explica como realizar inventários para corrigir estoque de produtos
Existem 2 formas de atualizar o estoque de um produto: a primeira é através da realização de um inventário. A outra é o lançamento de um documento de Entrada ou Saída no sistema, podendo ser: uma nota fiscal de compra ou um romaneio de transferência.
Nesse tutorial, falaremos como criar inventários no sistema GransoftWeb.
No inventário, você conta as quantidades de cada produto no seu estoque físico, e depois lança essas informações no sistema.
O inventário pode ser feito de 2 formas:
O INVENTÁRIO GERAL da empresa, onde você realiza a contagem de todas as mercadorias, incluindo almoxarifado, de uma única vez;
INVENTÁRIO GERAL (MENSAL)
Os inventários GERAIS são realizados no final do mês, e possuem caráter fiscal. É através desses inventários que o seu contador gera o RI - Registro de Estoque, para anexar junto às declarações da empresa. Sugerimos que sempre seja realizado o inventário mensal, independente ou não da contagem física das mercadorias, apenas para que o estoque final do mês possa ficar armazenado no sistema.Para criar um inventário, acesse o menu ESTOQUE -> INVENTÁRIOS. Aqui será exibida uma lista contendo todos os inventários gerados, assim como a situação de cada um.
Clicando o menu AÇÕES -> CRIAR NOVO INVENTÁRIO, será exibido uma tela solicitando a empresa / filial para o estoque.
Informe um nome para identificar o inventário dentro do sistema. Se for um inventário mensal, por exemplo, você pode escrever o nome do mês e ano para facilitar a identificação.
Em TIPOS DE ATUALIZAÇÃO, selecione APENAS ITENS SELECIONADOS e clique em CRIAR INVENTÁRIO.
Agora, você vai selecionar os itens que deseja inventariar. Podemos inserir os itens PRODUTO A PRODUTO, ou inserir todos os produtos de uma CATEGORIA, ou então importar uma lista com os códigos que desejamos inventariar. Nesse exemplo, iremos fazer o inventário de toda a categoria de GRANITOS.
Informe o grupo desejado e depois clico em GERAR LISTA.
Nesse momento, o sistema vai fazer uma pergunta: Deseja Utilizar o Estoque Atual como Quantidades do Inventário? Se marcar como SIM, o sistema traz o estoque atual do produto já informado no campo da digitação. Caso contrário, esse campo virá zerado.
É importante que, nesse caso, os campos que não forem preenchidos irão zerar as quantidades de estoque a partir do momento em que for feita a ATUALIZAÇÃO do inventário.
Agora basta digitar o estoque REAL de cada item nos campos em amarelo. Não se esqueça de, sempre que possível, clicar em SALVAR ALTERAÇÕES para não perder as quantidades digitadas.
No inventário, também é possível executar um grupo de ações para facilitar o preenchimento. Você pode selecionar os itens que deseja alterar e aplicar ações personalizadas. No menu AÇÕES, é possível fazer alterações em lote de quantidades, excluir produtos e exportar os dados para o excel.
Depois de preencher as quantidades, o próximo passo é EFETIVAR os estoques digitados no sistema. Confira as informações, e depois em ATUALIZAR INVENTÁRIO. Esse é o momento em que o sistema irá atualizar as informações e todos os produtos listados neste INVENTÁRIO assumirão as quantidades informadas no estoque.
Ao consultar o estoque, podemos observar que o estoque do produto foi alterado de acordo com as quantidades que informei no inventário.
INVENTÁRIO ROTATIVO
Sempre que desejar, poderá ajustar estoque de apenas 1 item ou um grupo pequeno de produtos para corrigir distorções no dia a dia. Vamos para um exemplo prático. Suponha um novo produto foi cadastrado no sistema com o nome CUBA TRAMONTINA TESTE e desejamos informar uma quantidade de 10 unidades de estoque.Crie um inventário acessando o menu em ESTOQUE -> INVENTÁRIOS e de depois AÇÕES -> CRIAR NOVO INVENTÁRIO. Informe os dados de identificação do inventário.
Depois de criado, seleciono a opção INSERIR ITENS -:> PRODUTO e localize o produto no cadastro.
Agora, digite o estoque desejado no campo em amarelo e clique em ATUALIZAR INVENTÁRIO (no menu AÇÕES).
Assim que finaliar a atualização do inventário, consulte o estoque do produto CUBA TRAMONTINA TESTE. Observe que o estoque assumiu as quantidades do inventário.
Clicando no ícone LUPA, podemos visualizar uma operação de ENTRADA de 10 unidades no estoque.
A atualização do inventário, assim como atualização de notas fiscais, romaneios, ou qualquer outro documento que permite o lançamento de produtos, cria um registro de movimentação a partir do momento em que o documento é atualizado. Isso permite que possamos consultar essas movimentações, para saber qual foi o documento que gerou a entrada / saida do estoque, a data que essa movimentação foi gerada e o funcionário que criou. Essas movimentações podem ser consultadas no EXTRATO DE ITENS, ou MOVIMENTAÇÃO DE ITENS.
Se desejar saber mais sobre como FAZER UMA GESTÃO DE ESTOQUE eficiente no sistema Gransoftweb, assista ao nosso treinamento.
