Nesse treinamento, explicamos as melhores práticas sobre como trabalhar a gestão de estoques dentro do sistema Gransoftweb.

CONSULTANDO ESTOQUES NO SISTEMA

Os estoques de materiais e mercadorias podem ser consultados através do menu  ESTOQUES - ESTOQUES DE PRODUTO.

Aqui podemos consultar, além do estoque de cada produto, outras informações, tais como: categoria do produto, informações de custo, preço, datas de entrada e saída, data da última compra, custo da última compra, e outras informações relacionadas à movimentação de mercadorias.

As últimas colunas exibem o ESTOQUE ATUAL e o VALOR que esse produto representa em estoque. Esses dados podem ser exportados para o excel ou então visualizados através do relatório ESTOQUE POR PRODUTOS, que pode ser gerado através do menu AÇÕES.

Essa tela permite filtrar as informações por categorias, por filiais e também os estoques consolidados de todas as filiais, bastando selecionar os filtros necessários. Assim o proprietário poderá ter uma visão global do estoque em suas filiais também.

Sempre que necessário, é possível consultar as movimentações de estoque de cada produto, que originou as quantidades atuais no sistema:

A outra forma, é trabalhar o estoque por chapas, sendo que cada chapa possuirá dimensões e custos próprios, aonde o total do m2 do material composto pela somatória da m2 das chapas que estão no estoque.

GERENCIANDO O ESTOQUE COM CHAPAS DE MÁRMORE, GRANITO OU VIDRO.

Controlar o estoque por chapas exigirá um alto nível de controle por parte da empresa, pois dependerá das informações que deverão ser alimentadas por funcionários. Esse processo inicia-se através do lançamento de um romaneio que contem a relação das chapas e suas dimensões. Após a atualização (e efetivação) do romaneio, as chapas serão criadas no sistema automaticamente.

Por se tratar de um processo complexo, criamos um tutorial que orienta como trabalhar com CHAPAS DE MÁRMORE, GRANITO ou VIDRO no sistema: CONTROLANDO O ESTOQUE POR CHAPAS NO GRANSOFTWEB.

Em suma, o Estoque de uma mercadoria no Gransoftweb funciona da mesma forma como um extrato bancário: O estoque atual sempre será o saldo de uma movimentação, podendo essa ser uma movimentação de entrada ou saída. Toda vez que uma venda for gerada, as quantidades serão abatidas do estoque atual, e quando houver uma entrada de nota fiscal de compra , será gerado uma entrada no estoque do produto.

OPERAÇÕES DE ESTOQUE

A informação de entrada ou saída será definida através da OPERAÇÃO DE ESTOQUE informada no documento de origem. Essas OPERAÇÕES são parametrizadas no sistema e podem ser modificadas conforme particularidades da empresa.

As operações de estoque são explicadas com maior detalhamento no tutorial http://www.gransoftweb.com/Tutorial/Operacoes-de-Estoque/50

Por isso, é muito importante informar o tipo de operação que será utilizada quando lançar um romaneio de Fornecedor no sistema.
Por exemplo, quando compramos mercadorias de um fornecedor, definimos a OPERAÇÃO como COMPRA DIRETA no momento em que lançamos esse documento no sistema. Assim, quando FINALIZAMOS esse documento, seja ele um romaneio, uma venda ou um inventário, o sistema irá processar as informações conforme definidos na OPERAÇÃO DE ESTOQUE. Nesse caso, por se tratar de uma venda, será gerado uma uma entrada no estoque e atualizará o CUSTO DA ÚLTIMA COMPRA. É por isso que, após a FINALIZAÇÃO de um documento, não é mais permitida a sua exclusão ou alteração das quantidades, pois isso poderá gerar inconsistências entre o estoque lançado e o documento de origem.

ALTERANDO ESTOQUE NO SISTEMA

Existem 2 formas de atualizar o estoque de um produto: a primeira é através da realização de um inventário. A outra é o lançamento de um documento de Entrada ou Saída no sistema, podendo ser: uma nota fiscal de compra ou um romaneio de transferência.
Portanto, vamos falar sobre o inventário. No inventário, você conta as quantidades de cada produto no seu estoque físico, e depois lança essas informações no sistema.

O inventário pode ser feito de 2 formas:

O inventário geral da empresa, onde você realiza a contagem de todas as mercadorias, incluindo almoxarifado, de uma única vez;

E os inventários rotativos, que são pequenos ajustes que serão realizados ao longo do período para corrigir distorções de estoque do dia a dia.

INVENTÁRIOS GERAIS

Os inventários GERAIS são realizados no final do mês, e possuem caráter fiscal. É através desses inventários que o seu contador gera o RI - Registro de Estoque, para anexar junto às declarações da empresa.

Sugerimos que sempre seja realizado o inventário mensal, independente ou não da contagem física das mercadorias, apenas para que o estoque final do mês possa ficar armazenado no sistema.
Para criar um inventário, acesse o menu ESTOQUE -> INVENTÁRIOS. Acesse o menu AÇÕES -> CRIAR NOVO INVENTÁRIO.

Nessa tela, confirme a empresa / filial para o estoque. Depois, informe um nome para identificar o inventário dentro do sistema. Se for um inventário mensal, por exemplo, você pode escrever o nome do mês e ano para facilitar a identificação. Em TIPOS DE ATUALIZAÇÃO, selecione APENAS ITENS SELECIONADOS e clique em CRIAR INVENTÁRIO.

Adicione a categoria que deseja inventariar. Se desejar, pode importar uma lista Excell contendo a relação de códigos dos produtos.

Preencha as quantidades REAIS (que foram contadas no estoque físico) nos campos em amarelos. É importante observar que os campos não preenchidos irão zerar as quantidades de estoque a partir do momento em que for feita a ATUALIZAÇÃO do inventário.

Não se esqueça de ir salvando conforme for digitando as quantidades, para não correr o risco de perda de informação.

Depois de tudo lançado, confira as informações, e depois em ATUALIZAR INVENTÁRIO. Esse é o momento em que o sistema irá atualizar as informações, e todos os produtos listados no INVENTÁRIO assumirão as quantidades informadas no estoque.

INVENTÁRIO ROTATIVO

Sempre que desejar, poderá ajustar estoque de apenas 1 item ou um grupo pequeno de produtos para corrigir distorções no dia a dia. Vamos para um exemplo prático: Suponha que cadastramos um novo produto (CUBA TRAMONTINA TESTE) e desejamos informar uma quantidade de 10 unidades no estoque.

Crie um inventário, porém, ao invés de selecionar uma categoria de produtos, selecione apenas o item desejado (INSERIR ITENS -> PRODUTO). Será exibido uma tela para localizar o produto no cadastro (o mesmo pode ser localizado pelo código ou pela descrição). Depois, selecione o produto clicando no ícone lupa.

Faça a atualização do inventário para gerar estoque para o produto.

Como podemos ver, o sistema criou um registro de ENTRADA de estoque (pois o estoque anterior da cuba era ZERO) com a quantidade de 10 unidades.

A atualização do inventário, assim como atualização de notas fiscais, romaneios, ou qualquer outro documento que permite o lançamento de produtos, cria um registro de movimentação a partir do momento em que o documento é atualizado. Isso permite que possamos consultar essas movimentações, para saber qual foi o documento que gerou a entrada / saida do estoque, a data que essa movimentação foi gerada e o funcionário que criou.

Essas movimentações podem ser consultadas no EXTRATO DE ITENS, ou MOVIMENTAÇÃO DE ITENS.

CONSULTANDO A MOVIMENTAÇÃO DE ITENS

A movimentação de estoque de um item pode ser consultado de 2 formas: a primeira é através do painel ESTOQUE DE PRODUTOS. Basta localizar o item desejado e clicar no botão LUPA para acessar todo o registro de movimentação desde a criação do produto no sistema.

A outra maneira de consultar a movimentação é através do menu ESTOQUES -> MOVIMENTAÇÃO -> MOVIMENTAÇÃO DE ITENS. Nessa tela, é possivel aplicar filtros específicos, como: definir período de movimentação, ordenar pela data de criação do documento ou data de lançamento no sistema, além de permitir a exportação para planilhas excel.

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