Criando Processos CRM

O processo é uma das configurações mais importantes do CRM do GransoftWeb. Ele representa o fluxo de trabalho utilizado para acompanhar os leads desde sua entrada até a conclusão do atendimento.

A empresa pode criar vários processos, cada um com suas próprias etapas, responsáveis, classificações e automações.

Como acessar a configuração de processos

Acesse o menu:

CRM > Configurações > Processos.

A página apresentará os processos já cadastrados no sistema.

Para habilitar as opções de criação e edição, clique em “Editar Processos” e informe a senha do administrador.

Após a validação, o botão “Criar Processo” será disponibilizado.

Defina um nome para o processo

Informe um nome que represente claramente o objetivo do funil.

Alguns exemplos são:

Prospecção de Clientes, Acompanhamento de Orçamentos, Pós-venda, Atendimento Comercial, Produção ou Instalação.

Depois de preencher o nome, clique em “Criar”.

Escolha a origem dos dados

A origem dos dados determina como os leads serão incluídos no processo.

O CRM pode utilizar documentos já existentes no GransoftWeb ou permitir que as oportunidades sejam cadastradas manualmente.

Orçamentos criados

Essa opção carrega os orçamentos criados no sistema que ainda não foram convertidos em pedidos.

É indicada para processos comerciais utilizados antes do fechamento da venda.

A empresa pode criar tarefas, lembretes e mensagens para acompanhar o cliente e estimular o avanço da negociação.

Pedidos emitidos

Essa origem cria leads a partir dos pedidos gerados no período informado.

Pode ser utilizada em processos de acompanhamento de obra, visitas técnicas, cobranças, entregas ou outras atividades posteriores à venda.

Ordens de serviço geradas

Permite acompanhar ordens de serviço em um painel Kanban.

O processo pode representar etapas como conferência técnica, produção, acabamento, separação, entrega e instalação.

Lançamento manual

Nessa modalidade, os leads são cadastrados manualmente pelo usuário diretamente no Kanban.

Posteriormente, o registro poderá ser associado a um orçamento, pedido ou ordem de serviço.

Essa opção é útil para prospecções, contatos recebidos por telefone, indicações e oportunidades que ainda não possuem um documento no sistema.

Webhooks

A origem por webhook permite receber leads enviados por outros sistemas.

Os dados podem ser encaminhados ao endereço de integração do GransoftWeb contendo informações como nome do cliente, telefone, e-mail e outros dados de contato.

Essa modalidade pode ser utilizada para integrar formulários, plataformas comerciais e outros canais de geração de oportunidades.

Configure o período de consulta

Nas origens vinculadas a documentos do sistema, informe em “Período (Dias)” quantos dias do histórico deverão ser consultados.

Ao informar 20 dias, por exemplo, o CRM carregará os documentos criados nesse intervalo.

Evite selecionar um período muito extenso, pois isso pode gerar uma quantidade excessiva de cards e prejudicar a utilização do Kanban.

Como os documentos entram no Kanban?

Os documentos encontrados de acordo com a origem e o período são inseridos inicialmente na primeira etapa do processo.

A partir desse momento, o usuário analisa cada lead e o movimenta conforme o avanço do atendimento.

Exemplo de processo posterior à venda

Um processo baseado em pedidos pode utilizar as seguintes etapas:

Confirmação do pedido, agendamento de medição, conferência técnica, produção, instalação e confirmação de entrega.

Essas etapas permitem acompanhar todo o fluxo até a conclusão do atendimento.

Próximos passos

Depois de criar o processo e definir a origem dos dados, será necessário configurar as etapas que serão exibidas no Kanban.

As etapas devem representar, de maneira simples e objetiva, cada fase pela qual o lead passará.